Administratie bewaren

Achteraf iets kunnen terugvinden is fijn, maar je administratie bewaren is ook wettelijk verplicht. Het is bewijslast voor je boekhouding en daarom zijn er regels voor bij de belastingdienst.

Waarom bewaren?

Zorg er altijd voor dat je bestanden veilig bewaart. Want je wilt niet dat je boekhouding op een dag gestolen wordt, in rook opgaat, door waterschade onbruikbaar wordt of op een andere manier onherstelbaar beschadigd raakt. Bovendien heb je een verplichte bewaartermijn voor de belastingdienst. Hoe kun je je financiële gegevens zo lang mogelijk veilig bewaren?

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste aanbieders kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Hoelang moet ik administratie bewaren?

Volgens de wettelijke bewaartermijn moet je je administratie zeven jaar bewaren. Hiermee kun je aangiftes voor de omzetbelasting (btw) en de inkomstenbelasting bewijzen. Administratie van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, moet je tien jaar bewaren vanwege de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Wil je voor bepaalde administratie liever een kortere bewaarperiode? Soms is het mogelijk om met de belastingdienst afspraken te maken over de wettelijke bewaartermijn.

Wat moet je bewaren?

Veel ondernemers bewaren vrijwel alles. Notities, offertes, gespreksverslagen en zelfs de dagelijkse e-mail wordt lang bewaard. Natuurlijk is het fijn als je iets later kunt opzoeken. Maar naast een fiscale bewaarplicht heb je ook te maken met privacy-wetgeving. Alles klakkeloos bewaren is daarom niet verstandig.

Wat je verplicht moet bewaren:

• Alle financiële gegevens, zoals kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé-gebruik.
• Alle bezittingen, schulden en verworven rechten en plichten.
• Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie. Hiervan moet je verplicht een jaarlijks overzicht maken.
• Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet er een overzicht komen van alle posten. En deze moet je schriftelijk kunnen bewijzen.
• Salarisadministratie. Als je medewerkers in dienst hebt moet je deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn geen salarisadministratie, maar vallen onder het eerste punt.

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Hoe moet ik het opslaan?

Je bent redelijk vrij in hoe je de administratie opslaat en bewaart, zolang het jouw aangiftes maar duidelijk en herleidbaar bewijst. Je mag het dus zowel via software als op papier bewaren. De software moet dan nog wel werken. Verder moet je zowel de losse facturen en betalingen als de verbanden, zoals overzichten, kunnen aantonen.

Hoe en waar je het opslaat is natuurlijk aan jou. Maar je bent er wel verantwoordelijk voor als het misgaat. Je doet er dus verstandig aan om de dagelijkse administratie dicht bij je te houden, want die heb je regelmatig nodig. Oudere gegevens die je nog wel wil of moet bewaren maar die je niet vaak nodig hebt, hoeven niet voor het grijpen te liggen.

Veel ondernemers bewaren hun dagelijkse bonnen in de spreekwoordelijke schoenendoos, en oude administratie in een kartonnen doos op zolder. De kans op schade door diefstal, maar ook brand of zelfs knaagdieren, is dan sterk aanwezig. Je kunt een kluis voor je oude gegevens aanschaffen. Een stevige plastic of houten kist met simpel slot in een afgesloten ruimte is bijna net zo veilig.

Veel ondernemers bewaren hun administratie in een oude doos op zolder.

Al gaat het ook om de data zelf. Als je werkt met een boekhoudprogramma, dan kun je deze zo instellen dat het na verloop van tijd automatisch data archiveert en uiteindelijk zelfs verwijdert. Zo voldoe je zowel aan de belasting- als privacyregels. Bewaar je online of offline kopieën sowieso ergens anders dan waar je de originelen bewaart. In geval van brand of diefstal zijn ook die niet veilig.

Maak kopieën en back-ups van je administratie

Een offline boekhouding kan erg arbeidsintensief en tijdrovend zijn, omdat je je financiële administratie moet kopiëren en dit regelmatig moet bijhouden. Met een online boekhouding is er haast geen excuus om niet ieder kwartaal, iedere maand of zelfs iedere dag een back-up te maken van je administratie. In het geval van diefstal, brand of waterschade is je administratie dan veilig. Het kost je misschien wat geld en moeite, maar het kost je nog meer geld en moeite als je al je administratie opnieuw zou moeten doen.

Een boekhoudprogramma kan helpen bij de administratie. De populairste aanbieders kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Administratie verzekeren

Het is mogelijk om je administratie te laten verzekeren. Mocht die dan kwijtraken, gestolen worden of in rook opgaan, met een reconstructiekostenverzekering ben je verzekerd voor de kosten die nodig zijn om je administratie te herstellen.