Bedrijf Opzetten

Je zult af en toe diensten en goederen afnemen van andere bedrijven.

Hiervoor dien je natuurlijk te betalen en zul je te zijnertijd een factuur ontvangen. De bedrijven/personen aan wie je nog geld moet betalen worden crediteuren genoemd.

Inkomende facturen

Om te beginnen ontvang je facturen. Verzeker jezelf ervan dat de factuur die je ontvangt duidelijk is.

Wanneer betaal je hoeveel en waarom? Ga bij jezelf na of je de dienst ook echt besteld hebt, of het product geleverd is, wanneer je moet betalen en of de prijs klopt.

Zet de datum van ontvangst op de factuur en zet eventueel achterop waar de factuur voor diende. Als je uiteindelijk betaalt hebt kan het makkelijk zijn dit ook te vermelden op de factuur of een aangehecht aantekenblad.

Als je het niet eens bent met een factuur onderneem dan snel actie.

Bel het bedrijf op en noteer tijd datum en persoon met wie je gesproken hebt. Stuur altijd een brief met hetgeen je besproken hebt en een verzoek tot intrekking of verandering van de factuur. Het liefst per aangetekende brief.

Vermeld alle communicatie op een aantekenblad bij de factuur en zorg dat je kopieen hebt van alle brieven die je verstuurd.

Crediteuren administratie

Maak een lijst van crediteuren, eventueel met een spreadsheet. Zet de datum, uiterste betaaldstum, factuurnummer het bedrag en de naam op de lijst van crediteuren. Noteer ook het nummer dat je op de factuur gestempeld hebt en het jaartal en kwartaal. Zorg dat je tijdig al je facturen betaald.

Als je dit niet geregeld (wekelijks) doet check dan per factuur of deze snel betaald moet worden. Zet eventueel uiterste betaaldata in je agenda. Zorg dat je aanmaning en herinneringen betaald meteen nadat je ze ontvangt. Als je het niet eens bent met een rekening neem dan meteen actie en neem contact op met degenen die de rekening stuurde. Kijk hier voor een voorbeeld van een simpele administratie in een excel spreadsheet.

Onderhandel dat je bij snelle betaling een korting krijgt. Een andere reden om snel te betalen is het vertrouwen van je leveranciers winnen. Let wel op dat als je altijd laat betaald uit luiheid of om rente te ontvangen je ook een signaal afgeeft aan de leverancier. Zolang het goed met je gaat is dit geen probleem. Het kan soms echter helpen een goede relatie met je crediteuren/leveranciers te hebben.

Je zult begrijpen dat het crediteurenbeheer een vak apart is waar de meeste ondernemers geen zin in hebben of geen kaas van hebben gegeten. Als je omzet en kosten beginnen te groeien, zorg dan voor goede software en schakel eventueel een boekhouder in. Je wilt je tijd als ondernemer per slot van rekening besteden aan ondernemen en niet aan onbetaalde rekeningen.

Je administratie online bijhouden

Je kan natuurlijk ook een internet boekhouding gaan bijhouden om dit proces zo makkelijk mogelijk te houden. Je voert alle inkomende facturen in en geeft aan wanneer een rekening betaald is. Op deze manier kun je makkelijk bijhouden wie je betaald hebt en wie nog niet.