Bedrijf Opzetten

Niet alle klanten betalen op tijd en sommige klanten betalen zelfs helemaal niet.

Dan wordt het tijd voor de aanmaningen en herinneringen.

Download voorbeeld aanmaningen en voorbeeldbrieven.

Goede afspraken over debiteurenbeheer

Maak een duidelijke afspraak vooraf over wat je gaat doen, hoeveel dit gaat kosten en wanneer het klaar is.

Dit kan natuurlijk perfect met een offerte die je door je klant laat ondertekenen. Zorg dat je van alle klanten e-mail, adres en telefoon hebt.

Bel bij bedragen boven de 50 euro even op zodat je ook mondelinge bevestiging hebt en weet dat het telefoonnummer klopt. Zorg ook dat je administratie goed op orde is.

Maak bijvoorbeeld gebruik van online boekhouden of online factureren.

Duidelijke en snelle factuur

Meteen na de klus een duidelijke factuur sturen. Stuur meteen een factuur waarop duidelijk staat wat de klus was en hoeveel het kost. Een klant heeft dan nog de geleverde dienst in zijn achterhoofd. Een tevreden klant zal snel betalen.

Vergeet niet op te schrijven hoe de klant moet betalen en binnen welke termijn het bedrag op jouw rekening moet staan.

Als je snel en efficient facturen wilt sturen dan kun je gebruik maken van Online boekhouden. Zelf ben ik fan van Acumulus. Je kan hier je relaties bijhouden en je facturen sturen. Via een selectie menu kun je meteen de juiste contactpersoon en het adres op de factuur zetten.

Als de betalingstermijn is verstreken laat dit systeem je ook een herinnering met de juiste gegevens printen. Uiteraard kun je de layout van de facturen en aanmaningen aanpassen aan je eigen wensen.

Je kan een factuur voorbeeld downloaden van onze site en deze zelf aanpassen in je tekstverwerker.

Herinnering en aanmaning

Stuur altijd een herinnering binnen 3 dagen na afloop van de betaaltermijn. Zet hierin een nieuwe betaaltermij. Als nog steeds niet betaald wordt, pleeg dan een vriendelijk telefoontje. Stuur vervolgens een 1e aanmaning met een nieuwe termijn.

Als deze wederom niet betaald wordt stuur je een 2e aanmaning met daarin de mededeling dat je een incassobureau inschakelt en/of juridische maatregelen gaat nemen. Of je hier vervolgens mee verder gaat ligt aan het bedrag. Bel je rechtsbijstand of een advocaat en besluit dan of je door wilt gaan.

Om je verder te helpen hebben wij alvast een aantal voorbeeld herinneringen en aanmaningen gemaakt. Een voorbeeld aanmaning brief kun je downloaden voor 1,30 euro.

Voorbeeld aanmaning brief informele stijl

Download Eerste herinnering (1,30 euro)

Download Eerste aanmaning (1,30 euro)

Download Voorbeeld laatste aanmaning (1,30 euro)

Voorbeeld aanmaning brief formele stijl

Download Eerste herinnering (1,30 euro)

Download Eerste aanmaning (1,30 euro)

Download Voorbeeld laatste aanmaningsbrief (1,30 euro)

Lees ook onze instructie pagina voorbeeldbrieven.

Gratis offertes Incassobureau

Je kan natuurlijk ook hulp inschakelen bij het innen van je facturen. Via een incassobureau kun je proberen meer geld sneller te innen. Vraag nu een offerte aan bij verschillende incassobureau's en vergelijk de tarieven en dienstverlening.

Gratis Offerte aanvragen >>>

Aanmaning procedure

Voor goed debiteurenbeheer is het belangrijk dat je klanten weten wat ze van je kunnen verwachten als ze niet betalen. Maak een vaste procedure en stuur deze aan je klanten. Laat je klanten weten dat jij je vorderingen heel serieus neemt.

Begin met het maken van een standaard brief of e-mail waarin je aangeeft wanneer jullie zaken gaan doen. Je begint pas met werken als je een ondertekende offerte terug hebt. Meteen na het eindigen van de klus stuur je een factuur. Je kan natuurlijk ook een voorschot vragen als het om hoge bedragen gaat of als de klus lang duurt.

Wijs je klant erop hoe lang de betaaltermijn is. Bijvoorbeeld dat het bedrag binnen 14 dagen ontvangen moet zijn. Merk op dat je na die 14 dagen meteen een herinnering stuurt met een betalingstermijn van 10 dagen. Vervolgens schrijf je dat je bij overschrijding van die betalingstermijn direct een 1e aanmaning stuurt waarbij een bedrag aan administratie kosten in rekening wordt gebracht, bijvoorbeeld 10 euro. Stuur hierna evt een 2e aanmaning. Als die nog steeds niet betaald wordt dan is het tijd voor een advocaat of incassobureau.

Om eindeloze discussies over termijnen te voorkomen is het een aanrader om elke keer enkele dagen te wachten voordat je een herinnering of aanmaning stuurt. Vooral als er kosten in rekening worden gebracht zullen mensen roepen dat ze op tijd waren. Door je aanmaning 2-3 dagen na het einde van de betalingstermijn te dateren en te sturen voorkom je al veel discussie.

Tips voor snelle betaling

Om voor een snelle betaling te zorgen zou je een korting kunnen geven bij betaling binnen 1 week. Je stuurt een factuur van het juiste bedrag maar zet daaronder dat indien het bedrag binnen 7 dagen op jouw bankrekening staat dat ze dan een korting krijgen van bijvoorbeeld 2,5%.

Ga nu niet reageren als iemand na 8 of 9 dagen pas betaald en toch de korting gebruikt. Bedenk dat het gaat om snelle betaling en dat je wilt voorkomen dat je eindeloze discussie krijgt. Als je veel vorderingen hebt uitstaan moet je deze ook voorfinancieren. Jouw leveranciers moet je namelijk ook betalen.