Bedrijf Opzetten

Hoe houd je een administratie bij?

Er zijn natuurlijk vele mogelijkheden waaronder computer programma’s, online boekhouden en ingehuurde boekhouders.

Het is echter ook mogelijk alles zelf te doen en hier vrijwel geen geld aan kwijt te zijn.

Onderstaand een voorbeeld van een simpele administratie.

Ingredienten

Koop een perforator, nietmachine, a4 papier, in ieder geval 1 ordner, tabbladen, een stempelkussen en een stempel waarmee je opeenvolgend kan nummeren.

Zet de tabbladen in de ordner en nummer deze van een tot vijf. De eerste 4 tabjes zijn voor de kwartalen, de vijfde is voor overig.

In plaats van alles zelf bij te gaan houden met ordners kun je natuurlijk ook gaan online boekhouden. Je kan dan meteen facturen sturen.

Bonnetjes en facturen

Zorg dat alle zakelijke bonnetjes leesbaar zijn. Schrijf achterop een korte hint waar de uitgave voor diende. Leg 1-2 bonnetjes op een blaadje papier (a4) en maak ze vast met de nietmachine. Schrijf naast of onder het bonnetje uitgebreid op waarvoor het geld gebruikt is. DIt kan later heel handig blijken om je administratie te onderbouwen.

Inkomende facturen die kleiner zijn dan a4 niet je ook vast op een blaadje A4. Eventueel zet je opmerkingen op de factuur, bijvoorbeeld wanneer je de factuur betaald hebt, contant of per bank?

Leg de facturen en bonnetjes (of het blaadje waar je ze op vastgeniet hebt) op volgorde van datum en nummer ze met de stempel opeenvolgend 1, 2, 3, etc. Perforeer alle facturen en bonnetjes en stop ze in de ordner in het kwartaal waarin je ze ontvangen hebt.

Eventuele later ontvangen facturen en bonnetjes of correcties of andere gekke dingen stop je achter tabblaadje vijf.

Uitgaande facturen

Uiteraard zul je ook af en toe facturen versturen. Je kan deze zelf ontwerpen door gebruik te maken van sjablonen en hiervoor onze voorbeeld facturen te downloaden of gebruik te maken van online facturatie.

Contracten en belangrijke informatie

Je zal af en toe een contract aangaan, bijvoorbeeld huur of telefoon. Doe al deze contracten achter tabblaadje vijf. Als je veel contracten aangaat of als je bijvoorbeeld veel correspondeert over een bepaald contract maak dan een extra tabblaadje of zelfs een aparte ordner. Het kan bijvoorbeeld makkelijk zijn om voor de belastingen een aparte ordner aan te maken.

Specifieke Overzichten

Maak een apart overzicht van je debiteuren, crediteuren, bezittingen en langlopende contracten. Debiteuren en crediteuren staan apart op deze website. Van de bezittingen kun je een overzicht maken in een spreadsheet of op een blaadje papier.

Als je iets groots koopt schrijf je dit op in je overzicht tezamen met datum, bedrag, verwachte levensduur en de vindplaats van de factuur in je administratie. Noteer ook het nummer dat je met de stempel op de factuur gezet hebt en het jaartal en kwartaal. Zo kun je altijd het origineel van een bon of factuur snel terugvinden.

Hetzelfde doe je met contracten die je aangaat. Hierbij vermeld je ook nog of en wanneer er actie nodig is. Bijvoorbeeld verlenging of opzegging. Zet deze data ook in je agenda zodat je op tijd kan beslissen of je bijvoorbeeld een abonnement wilt verlengen of niet.

Kwartaal en jaar cijfers

Minimaal 1 maal per kwartaal maak je “de balans” op. De simpelste methode is met een kasboek. Zet een grote lijn van boven naar beneden op het eerste blad van je kasboek. Schrijf erboven kwartaal 1 plus het jaartal.

Zet nu links alle inkomsten en rechts alle kosten. Aangezien je al je facturen en bonnetjes opeenvolgend genummerd in je administratie hebt zitten kan dit niet moeilijk zijn. Aan het einde van het jaar tel je de kwartalen op en heb je een overzicht van je jaarwinst.

Volgend jaar

Maak een nieuwe lege ordner aan. Vul het tabblaadje van het eerste kwartaal met kopien van de nog openstaande rekeningen van voorgaand jaar. Bepaal tevens welke contracten nog van belang zijn voor het jaar en kopieer deze naar tabblaadje vijf. Vanaf nu weer regelmatig bijhouden.

Ondernemers hypotheek

Voor ondernemers wil het nog wel eens lastig zijn een hypotheek te regelen. Als je naar een bank gaat dan wordt nogal eens gevraagd om 3 jaarrekeningen. Bij voorkeur zijn deze jaren winstgevend en niet al te wisselend. Dit kan een probleem zijn als je lang zelf je administratie gedaan hebt en de bank liever jaarrekeningen van een accountant had gezien.

Als je dus een huis wilt gaan kopen neem dit dan mee in je overweging om je boekhouding uit te besteden. Het is niet onmogelijk om een hypotheek te krijgen. Maar het helpt natuurlijk altijd om jouw situatie helder voor te kunnen legger aan een bank of hypotheek verstrekker. Je wilt namelijk niet teveel rente gaan betalen.