Bedrijf Opzetten

Elke ondernemer moet een boekhouding bijhouden met daarin financiele informatie over de onderneming. Dit betekent ook dat je een systeem nodig hebt om alles overzichtelijk bij elkaar te zetten.

Voor sommige ondernemers is de verleiding erg groot om Excel (of een andere spreadsheet) te gebruiken. Zolang je Excel al op je computer hebt staan is dat immers gratis (op je eigen tijd na dan).

Zelf ben ik een enorme fan van Excel maar een stuk minder enthousiast over het voeren van een boekhouding in Excel.

Hieronder noem ik 7 redenen om je boekhouding niet in Excel te voeren.

1) Je hebt veel boekhoudkennis nodig

Als je in Excel je boekhouding doet zul je precies moeten weten hoe een boekhouding in elkaar zit en vooral hoe je een boekhouding kan opzetten. Je kan natuurlijk gratis sjablonen downloaden maar dan zul je zeker moeten weten dat deze goed in elkaar zitten.

Als je alleen basiskennis hebt over boekhouden kun je waarschijnlijk beter een boekhoudpakket zoeken met een basis opzet die makkelijk te gebruiken is. Als je geen of weinig kennis hebt van boekhouden dan wordt het tijd om a) snel bij te leren of b) op zoek te gaan naar iemand die de boekhouding voor je doet.

2) Je zult je moeten verdiepen in het gebruik van een spreadsheetprogramma

Zelfs met een sjabloon zul je nog steeds zelf de data moeten invullen via een spreadsheetprogramma (Zoals Excel). Dit vraagt kennis en inzicht in de werking van dit soort programma's. Natuurlijk, als je een boekhoudprogramma aanschaft zul je dat ook moeten leren.

Het verschil is dat een boekhoudprogramma speciaal gemaakt is voor je boekhouding. Excel kan voor veel meer dingen gebruikt worden en heeft heel veel meer opties. Het kan dan lastig zijn om te vinden wat je nodig hebt.

Daarbij zul je in je sjabloon moeten gaan werken als je de werking van je boekhouding wil aanpassen of uitbreiden. Dit vraagt diepe kennis van het gebruikte spreadsheetprogramma en van de werking van een boekhouding.

3) Geen automatische updates

Niet alleen de boekhoud en belasting regels veranderen, ook de software op je computer kan een nieuwe versie krijgen. Dit betekent dat je je boekhouding soms zal moeten omzetten naar nieuwe regels of software.  Als je werkt met gratis sjablonen dan is er een goede kans dat je zelf zult moeten gaan programmeren om alles aan te passen.

4) Is er een sjabloon dat voldoet aan jouw eisen?

Je kan zelf iets bouwen of je kan een sjabloon downloaden. Dit betekent dat je een heel traject moet lopen voordat je daadwerkelijk kan beginnen aan je boekhouding. Aangezien je in een spreadsheetprogramma werkt zul je alles zelf moeten controleren en aanpassen aan jouw voorkeuren.

Het kan dus best zijn dat de financiele investering minder is, je bent wel een flinke tijd bezig met het opzetten van de sjabloon en boekhouding. Probeer een uurtarief voor jezelf af te spreken en vermenigvuldig dat met de hoeveelheid gewerkte uren. Dan wordt het vaak snel interessanter om hulp in te kopen.

5) Is een boekhouding in een spreadsheet programma wel gratis.

Als je geen geld uitgeeft dan is het gratis. Maar hoe zit het dan met alle uren die je besteedt aan het opzetten en onderhouden van je boekhouding. Ook jouw uren zijn niet gratis. Misschien alleen in de eerste maanden als je nog weinig klanten hebt. Als je bedrijf begint te draaien wil je zo veel mogelijk tijd besteden aan je klanten, producten en diensten.

Daarnaast heb je een spreadsheet programma nodig om je boekhouding in te voeren. Die zijn meestal ook niet gratis.

6) Krijg je wel de gewenste output

Een boekhouding in Excel bijhouden is de eerste stap. Vervolgens ga je je boekhouding gebruiken om je bedrijf efficienter te maken. Bijvoorbeeld door je debiteuren/crediteuren te analyseren, te kijken waar de kosten zitten, je winstmakers te vinden, etc. Daarnaast zul je de boekhouding gebruiken om je belasting aangiftes te doen en je jaarrekening op te maken.

Bij een zelfgemaakte boekhouding kan het verleidelijk zijn om alleen basis functionaliteiten te bouwen. Dit kan betekenen dat je de voordelen van een goede boekhouding onderschat. Veel boekhoudpakketten leveren overzichten waarmee je snel inzicht kan krijgen in je financiele positie.

7) Hoe bepaal je veiligheid en betrouwbaarheid

Weet jij zeker dat de boekhouding in je spreadsheet klopt en veilig is? Je kan wel een sjabloon downloaden maar hoe weet je dat deze helemaal goed doorrekent. Als de belasting je komt vragen naar je boekhouding, steek jij dan je hand in het vuur dat deze helemaal klopt.

Als achteraf blijkt dat de boekhouding niet klopt krijg je veel extra kosten. Je zal de boekhouding moeten corrigeren, je sjabloon moeten repareren en je moet misschien wel nieuwe belastingaangiftes doen of terug naar de bank. Daarbij heb je misschien wel je bedrijf bestuurd op basis van foutieve informatie.

Een boekhoudpakket hoeft niet duur te zijn

Veel mensen blijven bij Excel of een ander spreadsheetprogramma omdat ze denken dat een boekhoudpakket te duur is. En inderdaad, je zult wat geld kwijt zijn, vooral als je software gaat kopen. Zelf maak ik gebruik van een pakket voor online boekhouden. Je betaalt een maandelijks bedrag en krijgt daarvoor toegang tot een website met een boekhoudpakket.  

Dit kan al voor hele lage prijzen. Voor minder dan 10 euro per maand kun je al boekhouden via Acumulus. Er zijn natuurlijk ook uitgebreidere pakketten zoals Exact Online. Zelf maak ik bijvoorbeeld gebruik van Reeleezee. Veel programma's bieden een gratis proefperiode van enkele weken.

Probeer een paar programma's uit en bepaal dan zelf welke je het beste bevalt. Wij hebben aan aantal aanbieders van online boekhouden op een rijtje gezet.