Bedrijf Opzetten

E-mail wordt door steeds meer mensen steeds intensiever gebruikt. Niet alleen persoonlijk maar vooral ook zakelijk.

Via e-mail worden tegenwoordig sociale contacten bijgehouden, een netwerk gebouwd en onderhouden en worden zelfs hele deals gesloten.

Er is ook een nadeel, je drukt heel erg makkelijk (te) snel op verzenden. Voordat je de volgende keer op verzenden drukt, check dan eerst de punten hieronder:

1) Kloppen de geadresseerden?

Een makkelijke vergissing zit in de geadresseerden. Je stuurt dan je e-mail aan de verkeerder personen of helemaal niet. Controleer in ieder geval de volgende punten:

• Staan de juiste mensen in het "to"-veld. Via shortcuts selecteer je makkelijk de verkeerde personen.
• Stuur je updates via e-mail aan meerdere klanten/prospects, vergeet dan niet het "bcc"-veld te gebruiken. Veel mensen willen niet dat hun e-mail adres voor iedereen zichtbaar is.
• Vul de geadresseerden pas als laatste in, zo loop je niet het risico dat je de e-mail per ongeluk verstuurd. Ik zet de emailadressen altijd op de eerste regel van de e-mail en kopieer ze als laatse stap naar het "to"-veld.
• Heb je iedereen of heb je juist teveel mensen in het "to"-veld?

2) Is de onderwerpregel ingevuld?

E-mails zonder duidelijk onderwerp verdwijnen makkelijker op de grote hoop. Laat duidelijk weten waar deze mail over gaat.

Een ander voordeel is dat je e-mail sneller begrepen wordt als een duidelijk onderwerp is opgenomen in de onderwerp regel.

3) Heb je alle bijlage meegestuurd?

We kennen ze allemaal, die opnieuw verzonden mailtjes met de tekst "nu wel met bijlage". Ben je bewust van het moment dat je op verzenden drukt.

4) Begint je e-mail met het belangrijkste?

Veel mensen krijgen al e-mails genoeg en willen geen langdradige stukken. Zet meteen in het begin van je e-mail waar deze over gaat, wat de bedoeling is en of en wat je van de ontvanger verwacht.

Je kan dan altijd nog uitgebreid opschrijven wat er aan de hand is in de rest van de e-mail. Ik zou bijna zeggen, "begin met de samenvatting" en ga dan verderop in je e-mail dieper in op de materie.

5) Is de layout en styling netjes?

Scan je e-mail voordat je op verzenden drukt. Is er een indeling in paragrafen, staan er duidelijke witregels, klopt je signature, etc.

VERMIJD HET GEBRUIK VAN MEERDERE HOOFDLETTERS ACHTER ELKAAR!!!!!!!!!!!!!!!!!! En pas op de juiste interpunctie. Gebruik maar 1 vraagteken of uitroepteken.

6) Blijf je het draadje volgen?

Als je een andere e-mail beantwoord druk dan op "reply". Als je met een volgend onderwerp begint maak dan een nieuwe e-mail en pas de onderwerpregel aan. Veel e-mail programma's zetten replies onder elkaar zodat de gebruiker snel discussies kan volgen.

7) Weet de ontvanger wat je wilt?

Zorg dat je duidelijk maakt wat je wilt (als je iets wilt). Moet de ontvanger antwoorden, in zijn agenda kijken, iets doorsturen, enz. Zorg dat je duidelijk maakt wat je wilt van de ontvanger.

Plaats deze "call to action" op een duidelijk plaats en verstop je wensen niet in lange zinnen. Als een ontvanger je mail aan het scannen is zou de "call to action" op moeten vallen.

8) Gebruik je duidelijke, heldere zinnen?

E-mail is een vluchtig medium waar niet iedereen goed voor gaat zitten. Daar komt bij e-mails steeds vaker op mobiele gadgets wordt gelezen.Let dus op met je zinsgebruik. Maak korte, heldere en duidelijke zinnen.

9) Heb je de e-mail nog een laatste keer doorgelezen

Voordat je op verzenden drukt, lees je de e-mail nog een laatste keer door.

Welke dingen check jij voordat je een email verstuurd?