Bedrijf Opzetten

Wil je snel en volledig betaald worden? Dan is een van de eerste stappen het krijgen van inzicht in je huidige situatie. Hoeveel debiteuren zijn er, welke bedragen staan open en zijn er debiteuren die steeds maar weer te laat betalen, of juist steeds op tijd zijn?

Door je debiteuren stand goed in de gaten te houden kun je tijdig bijsturen. Dat betekent niet alleen je slechte betalers manen, maar ook je goede betalers belonen.

Debiteuren kosten geld, veel geld

Een bedrijf werkt vaak heel simpel:

1. Je verkoopt iets,
2. je maakt kosten (salaris, voorraad, etc),
3. je stuurt een factuur,
4. Je krijgt geld,
5. je gebruikt het ontvangen geld om je kosten te betalen.

Je zult eerst kosten moeten maken voordat je een product of dienst kan leveren. Vervolgens kan het nog even duren voordat je betaald krijgt. Ondertussen ben je alweer nieuwe kosten aan het maken voor de volgende klus. Dat betekent dat je bepaalde bedragen zult moeten voorschieten.

Geld voorschieten kost ook geld. Als je het moet lenen dan betaal je rente. Als je nog geld op de bank hebt staan dan kun je dat gebruiken om jouw eigen kosten voor te schieten. Je ontvangt dan echter geen rente over dat bedrag en je kan het ook niet gebruiken om verder te investeren in je onderneming.

Geld voorschieten totdat je debiteuren betalen lijkt eigenlijk wel op het uitlenen van geld aan je debiteuren. Zij moeten jou betalen maar wachten daar nog even op. Helaas betalen debiteuren vaak geen rente in de tijd dat ze jouw geld niet terugbetalen.

Bekijk elke maand eens je debiteurenstand, wat is het gemiddelde uitstaande bedrag? Vermenigvuldig dat eens met de heersende rente bij je lokale bank. Dan weet je meteen dat je geld weggooit. Natuurlijk hoort een debiteurenstand erbij, als je echter actief debiteurenbeheer voert dan kun je de maandelijkse debiteurenstand misschien wel een flink stuk terugdringen.

Basis informatie die je wilt bijhouden

Zelfs als je niet veel tijd wilt besteden aan je debiteuren en aanmaningen zul je een aantal basis dingen willen weten. Op deze manier kun je bijvoorbeeld zien of het tijd is voor actie.

Bepaalde informatie wil je maandelijks (of zelfs wekelijks) bijhouden zodat je tijdig kan zien of er iets aan de hand is.

1. Hoogte van je debiteuren
   Zet elke maand of week in een spreadsheet wat de hoogte van je debiteuren is. Hoeveel geld krijg je nog en wordt dit meer of minder?
    
2. Relatieve hoogte van je debiteuren
   Hoe hoog zijn je debiteuren ten opzichte van je omzet? Stel je voor dat je debiteurensaldo 1.000 euro is en je omzet 10.000 euro. De relatieve hoogte van je debiteuren is dan 10%. Houd dit percentage in de gaten.
    
3. Wanbetalers en dubieuze debiteuren
   Zorg dat je alle wanbetalers kent. Bijvoorbeeld alle klanten die langer dan 1-2 maanden niet betaald hebben of die meerdere rekeningen niet betaald hebben. Dit is je risico lijst waaraan je extra aandacht moet besteden. Vooral als ze iets nieuws bestellen.
    
4. Leeftijd van de debiteuren
   Zet in een overzicht de vorderingen naar leeftijd. Sorteer deze vervolgens in groepen. Je krijgt dan bijvoorbeeld 6 getallen. Vorderingen jonger dan 15 dagen, tussen 15-30 dagen, tussen 30-60 dagen en ouder dan 60 dagen. Je kan natuurlijk zelf bepalen welke leeftijden je wilt bijhouden.

Zorg dat je bovenstaande gegevens bijhoudt en maandelijks of wekelijks opnieuw berekend. Aan de hand van die overzichten kun je actie ondernemen.

Wanneer moet je in ieder geval in actie komen

1. Hoogte van je debiteuren
   Via de hoogte van je debiteuren kun je uitrekenen wat de kosten van je debiteurensaldo is. Als je het geld niet op de bank kan zetten ga je uit van de spaarrente. Als je zelfs geld moet lenen om kosten voor te schieten dan gebruik je het rentepercentage van je lening.

   Je kan natuurlijk ook een hoger kosten percentage gebruiken omdat je het geld niet meer kan investeren in je bedrijf. Je groeit minder hard en je kan maar moeilijk nieuwe projecten opstarten. Allemaal het gevolg van een hoog debiteurensaldo.

2. Relatieve hoogte van je debiteuren
   Via het relatieve debiteuren saldo kun je de ontwikkeling van je debiteuren in de gaten houden. Krijg je steeds meer debiteuren of juist steeds minder. Bepaal voor jezelf een acceptabel percentage debiteuren.

   Bespreek dit met je boekhouder, die kan je helpen om te bepalen wat veel is en wat niet.

3. Wanbetalers
   Wanbetalers zijn de vloek voor elke ondernemer. Ze horen bij het risico dat je loopt als je producten of diensten op rekening levert.

   Je kan jezelf echter wel beschermen door grote wanbetalers niets meer te leveren of door ze vooraf te laten betalen. Je kan natuurlijk ook afspreken dat ze een factuur in termijnen betalen.

   Je moet je ook afvragen of het tijd is voor incasso of juridische maatregelen.

4. Leeftijd van de debiteuren
   Door je debiteuren naar leeftijd in te delen kun je snel problemen opsporen. Als het goed is zullen de meesten snel betalen. Als er echter veel debiteuren zijn die laat betalen dan klopt er misschien iets niet in je debiteurenbeheer.

   Stuur je wel tijdig facturen, is je betaaltermijn te lang of ben je wellicht te laat met je herinneringen en aanmaningen. Houd je debiteurensaldo strak onder controle en zorg dat de meesten snel betalen.

Serie: Je klanten tijdig laten betalen

Dit artikel is onderdeel van de serie "Je klanten tijdig laten betalen".

<<<<  Tijdig herinneren en aanmanen

Maak goede afspraken  >>>>

Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen, wordt dan lid van onze nieuwsbrief zodat je per mail op de hoogte wordt gehouden van de nieuwste berichten.

Ben je op zoek naar voorbeeld aanmaningen dan kun je die bij ons downloaden. Als de lid wordt van onze nieuwsbrief kun je gratis een voorbeeld aanmaning downloaden.

Dit artikel is al eerder gepubliceerd onder dezelfde titel en heeft een update ondergaan.