Bedrijf Opzetten

Facturen zijn voor een aantal ondernemers een noodzakelijk kwaad. En eigenlijk is dat gek.

Volgens mij werken namelijk veel ondernemers om er geld aan te verdienen. Dat betekent dat ze graag betaald willen worden voor hun werk. Een factuur sturen is de manier om te zorgen dat je klanten (snel) betalen. 

Bottom line is dat vrijwel elke ondernemer uiteindelijk een factuur stuurt. Maar als je hem dan toch stuurt waarom uitstellen?

En als je zo min mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan de facturatie en debiteurenbeheer, waarom dan niet meteen een goede en duidelijke factuur sturen?

Ik denk dat als je zo min mogelijk tijd wilt kwijt zijn aan je facturatie en wilt dat je klanten snel betalen dat je dan moet zorgen dat je zo snel mogelijk een hele heldere en duidelijke factuur stuurt.

1) Snel een factuur sturen

Het sturen van een factuur kost tijd en hoe langer je wacht hoe meer tijd het potentieel gaat kosten. Vlak nadat het werk gedaan is weet je nog precies wat er gebeurt is. Hoe langer je wacht hoe dieper een klus verdwijnt uit je herinnering en hoe meer tijd je nodig hebt om de factuur te maken en controleren.

Daarbij, geen beter moment om een factuur te sturen als de klant nog volop bezig is met het geleverde product/dienst. Als de klant al weer bezig is met de volgende klussen in het volgende tijdvak dan heb je kans dat je factuur onderaan hun takenlijst komt te staan. Als jij 2 maanden doet over de facturering dan heeft je klant misschien ook geen haast met betaling.

Daarbij, als je het maken van facturen uitstelt dan heb je een systeem nodig om bij te houden welke facturen je nog moet sturen. Je bent dus toch tijd kwijt aan facturering als je alles goed bijhoudt. Doe je dat niet niet, dan loop je het risico dat je vergeet om (alles) te factureren.

Uiteraard kan het efficiënt zijn om te wachten tot je een stapeltje facturen hebt en deze ineens te verwerken. Facturering wordt dan bijvoorbeeld onderdeel van je wekelijkse middag administratie. In dat geval ligt de factuur nog steeds binnen 1 week bij je klant.

2) Stuur een duidelijke factuur

De bedoeling van een factuur is dat je klanten (snel) betalen. Hoe langer betaling duurt, hoe meer financiering je nodig hebt en hoe meer tijd je kwijt bent met administratieve verwerking.

Een van de redenen dat klanten niet direct betalen kan zijn onduidelijkheid over de geleverde diensten en gemaakte prijsafspraken. Door te zorgen dat een factuur duidelijk is hoeft een klant geen verdere vragen meer te stellen en hoeven ze ook niets uit te zoeken. Ze kunnen direct een betaling goedkeuren.

Bekijk je eigen facturen en probeer de volgende dingen in ieder geval te noemen.

• De afzender inclusief naam, adres, telefoonnummer, website, email, BTW nummer en kvk-nummer moet direct duidelijk zijn.
• Zorg dat duidelijk is dat het om een factuur gaat.
• Gebruik duidelijk de naam, adresgegevens van de klant.
• Beschrijf de dienst duidelijk,kort en bondig. Vergeet niet datum van levering te noemen.
• Laat duidelijk het te betalen bedrag zien, opgedeeld in prijs en BTW, en verwijs eventueel naar een offerte of prijsafspraak.
• Geef duidelijke betaalinstructies. Hoe kunnen klanten betalen en wat is de termijn.
• Voldoe aan de wettelijke eisen voor een factuur.
• Zet evt door de klant gebruikte codes op de factuur.

Bekijk je facturen eens kritisch en vraag je af of de relevante informatie op de factuur staat. Als klanten vaak met dezelfde vraag of klacht komen dan weet je wat je kan verbeteren. Als klanten bijvoorbeeld regelmatig vragen om je rekeningnummer of een uitgebreide specificatie vragen dan weet je direct wat je kan verbeteren in je facturering.

Serie: Je klanten tijdig laten betalen

Dit artikel is onderdeel van de serie "Je klanten tijdig laten betalen".

<<<<  Maak goede afspraken

Beloon snelle betalers  >>>>

Ben je op zoek naar voorbeeld aanmaningen dan kun je die bij ons downloaden. Als de lid wordt van onze nieuwsbrief kun je gratis een voorbeeld aanmaning downloaden.

Dit artikel is een update van het artikel "Stuur snel een duidelijke factuur".