Bedrijf Opzetten

Onderdeel van de serie "Je klanten tijdig laten betalen".

Als klanten hun rekeningen niet betalen sturen veel bedrijven een herinnering en/of aanmaning.

Soms heeft een klant gewoonweg niet de tijd gevonden of zelfs de factuur niet ontvangen. Het kan ook zijn dat ze ontevreden zijn en om die reden weigeren te betalen.

Wat de reden dan ook is, je zult moeten zorgen dat je in contact blijft zodat je de poblemen kan oplossen en de betaling veilig stellen.

De eerste stap is een herinnering sturen. Als deze onbeantwoord blijft wordt het tijd voor een aanmaning en evt een incasso procedure.

Zorg in ieder geval eerst dat je de klant de kans geeft te betalen of uit te leggen waarom deze niet wil betalen.

Herinnering sturen

Als je een factuur stuurt dan is het vaak verstandig een uiterste betaaltermijn te noemen bijvoorbeeld 15 of 30 dagen. Binnen die termijn moet het geld dan op je bankrekening staan.

Mocht de rekening binnen die periode niet betaald zijn, wacht dan niet te lang met een herinnering. Bij voorkeur stuur je binnen enkele dagen na het verstrijken van de termijn een herinering.

Een herinnering is niet meer dan een soort kattebelletje waarin je signaleert dat een rekening niet betaald is en de klant vraag of deze nog een in zijn administratie te kijken en betaling te regelen.

Om een herinnering zo effectief mogelijk te maken kun je zorgen dat de volgende punten genoemd worden:

• De juiste naam en adresgegevens van de klant en jouw bedrijf.
• Het totaalbedrag en betaalgegevens. Zorg dat je klanten niet de oude factuur hoeven te gaan zoeken om te betalen.
• Een vernieuwde betaaltermijn. Noem ook de datum waarop het geld binnen moet zijn.
• Een telefoonnummer om te bellen als er een reden is dat niet betaald wordt, bijvoorbeeld omdat ze ontevreden zijn over het product.
• Geef aan dat als de rekening alsnog niet betaald wordt dit tot een aanmaning gaat leiden waarop kosten in rekening worden gebracht.

Blijf in ieder geval vriendelijk en ga uit van een misverstand. Soms komt een factuur gewoonweg niet aan bij de klant. Bij de eerste herinnering kun je besluiten je klant het voordeel van de twijfel te geven.

Als er alsnog niet gereageerd wordt is het tijd voor een aanmaning

Aanmaning sturen

Als de termijn van de herinnering is verlopen dan is het tijd voor de volgende stap. Je stuurt een aanmaning, deze is strenger van toon en soms zitten er zelfs al incassokosten op.

Zorg dat je binnen enkele dagen na het verlopen van de termijn een aanmaning stuurt. Een aanmaning is een duidelijke boodschap dat er betaald moet worden. Je kan bijvoorbeeld de volgende punten opnemen:

• De juiste naam en adresgegevens van de klant en jouw bedrijf.
• Het totaalbedrag en betaalgegevens. Zorg dat je klanten niet de oude factuur hoeven te gaan zoeken om te betalen.
• Roep op tot onmiddelijke betaling omdat je anders juridische maatregelen zult moeten nemen.
• Zorg voor een telefoonnummer en roep klanten op te bellen als ze bewust niet betalen. Laat ze uitleggen wat het probleem is en probeer dit op te lossen.

Er is een gezegde dat luidt: "zachte heelmeesters maken stinkende wonden". Soms moet je gewoon optreden en een klant laten weten waar de grenzen liggen. Er is niets vreemd aan het betalen van een rekening. Wat je koopt moet je betalen, simpel. Jij moet ook je boterham verdienen.

Natuurlijk kun je besluiten om met klanten mee te denken en verruimde betaalperiodes op te stellen. Doe dit echter niet zomaar. Zorg dat je eerst weet waarom de klant om een uitgestelde betaaltermijn vraagt en beslis dan of je deze tijd wilt geven.

Het herinneringsproces kort houden

Een debiteuren proces kan eindeloos duren. Probeer dit zoveel mogelijk te verkorten door snel op te treden. Bekijk de volgende tijdslijn:

• 2 dagen: meteen een factuur sturen
• 15 dagen: 1e betaaltermijn
• 3 dagen" meteen een herinnering sturen
• 15 dagen: 2e betaaltermijn
• 3 dagen: meteen een aanmaning sturen
• 15 dagen: 3e betaaltermijn

In deze proceduren heb je binnen 38 dagen, ruim 5 weken, gezorgd voor een factuur, herinnering en aanmaning. Dit zijn drie contactpunten met de klant waarbij je telkens om betaling vraagt.

Als je nog niet gebeld hebt met de klant na die 5 weken doe dit dan alsnog en vraag om de redenen van niet betalen.

Als je vervolgens na 15 dagen nog steeds niet betaald hebt gekregen moe tje een keus maken. Stuur je nog een aanaming, laat je het gaan of ga je verder met incasso/juridische maatregelen.

Gun jezelf tijd om problemen op te lossen

Mocht je ontdekken dat de klant een reden heeft om niet te betalen, probeer dan die reden te achterhalen. Misschien viel het product of de prijs tegen. Het kan ook zijn dat je in een discussie geraakt over de factuur.

Geef jezelf hiervoor de tijd en stop met aanmanen totdat je deze discussie hebt opgelost. Als je een slechte dienst hebt geleverd overweeg dan een korting zodat de klant in ieder geval een gedeelte betaald.

Vergeet niet dat discussies ook tijd, irritatie en geld kosten. Hoe sneller je een discussie oplost met een tevreden klant hoe positiever de energie die om je bedrijf hangt.

Serie: Je klanten tijdig laten betalen

Dit artikel is onderdeel van de serie "Je klanten tijdig laten betalen".

<<<<   Blijf praten met een ontevreden klant

Hoe goed betalen jouw klanten  >>>>

Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen, wordt dan lid van onze nieuwsbrief zodat je per mail op de hoogte wordt gehouden van de nieuwste berichten.

Ben je op zoek naar voorbeeld aanmaningen dan kun je die bij ons downloaden. Als de lid wordt van onze nieuwsbrief kun je gratis een voorbeeld aanmaning downloaden.